Si llevas años facturando con el mismo programa (o con una plantilla a medida), es normal que te preguntes: ¿cómo saber si mi software cumple Verifactu? La normativa suena técnica y, cuando te pones a leer, aparecen palabras como “integridad”, “trazabilidad” o “huella”. Traducido a tu día a día: se trata de que tu sistema de facturación deje un rastro fiable, que no se pueda modificar una factura sin que quede constancia, y que puedas enviar registros a la Agencia Tributaria cuando toque.
Este artículo es una guía paso a paso para revisar los requisitos técnicos Verifactu de forma clara y sencilla. Si quieres el contexto general (qué es, a quién afecta y visión global), aquí tienes la Guía Completa Verifactu 2027.
Y si tu duda principal es el calendario, te vendrá bien este otro artículo: cuándo entra en vigor Verifactu y plazos.
Antes de empezar: Un par de de definiciones técnicas
¿Qué es el SIF en Verifactu?
El SIF (Sistema Informático de Facturación) es el software que utilizas para emitir tus facturas. Con la normativa Verifactu, este sistema debe cumplir una serie de requisitos técnicos que garantizan que las facturas no se puedan modificar sin dejar rastro, que exista trazabilidad completa y que los datos puedan enviarse a la Agencia Tributaria si se requiere.
¿Qué significa “cumplir Verifactu” en un software?
Un sistema compatible no es solo uno capaz de emitir facturas. Debe cumplir condiciones técnicas del sistema de facturación de la Agencia Tributaria en Verifactu relacionadas con:
- Integridad: que los registros no se puedan alterar sin dejar huella.
- Trazabilidad: que exista una cadena lógica entre registros (y se detecten saltos).
- Conservación: guardar los registros durante el plazo legal, accesibles y legibles.
- Envío: capacidad de remitir registros a la AEAT cuando se opte por el modo Verifactu.
La referencia oficial está en la Agencia Tributaria y normativa asociada al Reglamento de sistemas informáticos de facturación (SIF). Puedes consultar la información y documentos publicados por la AEAT aquí: Sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Requisitos del SIF Verifactu explicados paso a paso
Vamos al grano. Si tienes un software (o estás valorando cambiar), recorre estos pasos y marca sí o no. Esto te dirá rápido si toca adaptar software de facturación a requisitos Verifactu o si ya vas bien encaminado.
1) ¿Tu sistema genera un registro por cada factura?
Muchos problemas vienen de aquí. Hay programas que dejan editar una factura emitida como si fuera un Word. Eso choca con el espíritu de Verifactu. El sistema debe generar registros de facturación (un asiento técnico) por cada emisión y también por acciones como rectificaciones, anulaciones o cambios que afecten a la factura.
Qué debe tener un sistema de facturación Verifactu en este punto:
- Bloqueo de factura emitida o, si hay cambios, que queden registrados como evento.
- Flujo claro de factura rectificativa (y/o abono) cuando toca corregir.
Si tienes dudas con rectificativas, aquí lo tienes explicado con ejemplos: factura rectificativa: cuándo y cómo.
En una consulta que recibimos de un cliente, me contaba que su programa permitía “editar” una factura ya emitida para corregir el IVA aplicado a un concepto. Su duda era comprensible, se preguntaba si puesto que la modificación era para cumplir de forma correcta (tenía que marcar un IVA superior al inicial) podía modificarlo a mano y cumplir. Pues no, señor. Eso, en Verifactu, es justo lo que se quiere evitar: no se corrige editando; se corrige dejando rastro (rectificativa, abono, etc.) 🙄
2) ¿Garantiza integridad?
Cuando la norma habla de integridad, lo que busca es que el registro tenga mecanismos para detectar manipulación. Normalmente esto se traduce en:
- Huella o hash del registro (una “firma” matemática).
- Encadenamiento con el registro anterior (si cambias uno, rompes la cadena).
- Sellado temporal o evidencias de cuándo se generó.
Cómo comprobarlo: pide que te expliquen qué mecanismo usan para la huella y el encadenamiento. Si te dicen “tenemos auditoría” pero no saben concretar es, como mínimo, sospechoso.
3) ¿Hay trazabilidad completa?
La trazabilidad es la típica pregunta de “¿y si falta una factura?”. Un sistema Verifactu debe poder demostrar que la secuencia de registros es coherente: no deberían existir saltos inexplicables ni borrados silenciosos.
Cómo comprobarlo:
- ¿Existe numeración correlativa controlada por el sistema?
- ¿Se registran anulaciones y rectificaciones como eventos separados?
- ¿Puedes extraer un listado cronológico de registros?
4) ¿Conserva los registros de forma segura y accesible?
Otro punto clave de los requisitos técnicos Verifactu: conservar. La excusa de "lo tengo en el ordenador" sencillamente, no es suficiente. El sistema debe permitir:
- Conservación durante el plazo legal (y con copias de seguridad).
- Accesibilidad: poder localizar registros por fecha, número, cliente, etc.
- Legibilidad: que se puedan consultar y exportar en formatos adecuados.
Cómo comprobarlo: revisa si puedes exportar registros y si hay políticas claras de backup. En SaaS suele estar mejor resuelto, pero aun así conviene preguntar: ¿dónde se almacenan los datos? ¿qué pasa si un día te das de baja?
5) ¿Puede trabajar en modo Verifactu (envío a la AEAT) cuando corresponda?
Uno de los puntos que más se repite en consultas: “Vale, mi programa guarda registros… pero ¿puede enviarlos a Hacienda?”. En el modo Verifactu, el sistema debe tener capacidad de remisión de registros a la AEAT con el formato y condiciones que se establezcan. Puedes consultar las diferencias entre la Modalidad Verifactu y No Verifactu haciendo clic aquí.
Cómo comprobarlo:
- Pregunta si el software soporta envío automático o manual de registros Verifactu.
- Confirma si incluye control de errores (rechazos, reintentos, estados).
- Verifica si te deja operar aunque haya una caída puntual (y luego sincronizar).
6) ¿Genera QR y resto de campos obligatorios en las facturas?
En Verifactu, las facturas deben cumplir con unos requisitos determinados de carácter visual e informativo. En concreto:
- Deben mostrar código QR con al menos 40cm de ancho, colocado en zona superior y visible en la factura.
- Deben incluir leyenda identificativa en modalidad Verifactu.
- Deben incluir tipo de factura, fecha de emisión, datos del emisor, datos del cliente (si aplica), datos de cada concepto de forma detallada e impuestos. Y, en caso de rectificativas, motivo de rectificación y referencia a la factura rectificada. Si lo deseas, profundizamos más sobre este aspecto en cómo debe ser una factura correcta.
7) ¿Incluye identificación del sistema y “quién hizo qué”?
En inspecciones o requerimientos, no solo importa la factura: importa el rastro. Un sistema bien preparado registra:
- Identificación del software/sistema.
- Usuario que emite o modifica (cuando aplica) y fecha/hora.
- Serie, número, y datos clave de la operación.
Cómo comprobarlo: revisa si hay perfiles de usuario y permisos (por ejemplo, que un empleado no pueda “tocar” series o numeraciones sin control). En Factuapp contamos con planes específicos para equipos pequeños y de mayor tamaño a medida que el negocio crece para gestionar este tipo de procesos.
8) ¿Tu proveedor te da documentación y compromiso de actualización?
Este paso es menos técnico, pero es donde se atascan muchas pymes. Verifactu implica cambios y criterios que se van concretando. Si tu proveedor no actualiza, te quedas vendido.
Cómo comprobarlo:
- ¿Te entregan documentación de cumplimiento o especificaciones?
- ¿Tienen un roadmap público o comunicaciones sobre Verifactu?
- ¿Incluyen soporte para dudas operativas (rectificativas, series, etc.)?
Preguntas rápidas para saber si tu software cumple Verifactu
- ¿Puedo borrar una factura emitida dejando rastro?
- ¿La edición de facturas emitidas está bloqueada?
- ¿Existe un registro encadenado (hash/huella) exportable?
- ¿Puedo sacar un histórico completo de registros?
- ¿El proveedor sabe explicarme cómo cumple?
Si al pasar la checklist te salen varios “no”, no significa que estés haciendo nada mal. Significa que tu herramienta se quedó en otra época y es un buen momento para plantearte un cambio.
Lo razonable es:
- Hablar con tu proveedor y pedir por escrito qué cambios van a implementar y cuándo.
- Revisar procesos internos: quién emite, cómo se corrige, cómo se anula, qué series se usan.
- Valorar un cambio a un software que ya nazca con esta lógica (registro, trazabilidad, conservación y envío).
Si estás revisando opciones, en 8 mejores software compatibles con Verifactu, analizamos los mejores software del mercado disponibles actualmente. Aunque si no te apetece ponerte a comparar ahora, dale una oportunidad a Factuapp, es una herramienta hecha con cariño por una pyme, para autónomos y pymes (y cumplimos el reglamento a rajatabla) 😉.
En Factuapp utilizamos nuestro propio software para facturar a nuestros clientes, así de seguros estamos de su utilidad.
Cumplir bien o cumplir a medias: la diferencia clave
Verifactu no va solo de tecnología; va, sobre todo, de hábitos. El típico “luego lo arreglo” -editar una factura, cambiar una fecha o renumerar- es precisamente lo que más riesgo genera cuando el sistema debe dejar un rastro completo e inalterable.
Por eso, más que preguntarte si tu software tiene las funcionalidades, la clave es si tu forma de trabajar encaja con lo que exige la normativa. Porque cumplir no es solo tener la herramienta adecuada, sino usarla correctamente desde el primer momento.
Si te preocupa cometer errores o exponerte a sanciones, es importante entender bien dónde suelen fallar otros. Puedes verlo en este artículo sobre sanciones Verifactu y errores comunes.
Adaptarse con tiempo marca la diferencia entre un cambio tranquilo y uno con prisas (y errores).
Si estás en ese punto y quieres ir sobre seguro, puedes probar Factuapp gratis y comprobar cómo encaja en tu operativa antes de tomar decisiones definitivas. A veces, con un par de tardes de pruebas bien hechas, puedes ganar la tranquilidad que necesitas para dar el paso con confianza.
